Einleitung und Voraussetzungen
Im Folgenden wird beschrieben, wie innerhalb der Kontakte auf Mac OS Systemen intelligente Kontaktgruppen bzw. Mailverteiler erstellt und verwendet werden können.
Die Voraussetzungen für das Erstellen einer intelligenten Kontaktgruppe sind wie folgt:
- Die Kontakte, die in die intelligente Kontaktgruppe aufgenommen werden sollen, müssen als Kontakteintrag auf dem System vorhanden sein.
- Alle Kontakte, die in die intelligente Kontaktgruppe aufgenommen werden sollen, müssen ein bestimmtes Merkmal aufweisen, anhand dessen sie der intelligenten Gruppe zugeordnet werden können.
Setzen eines eindeutigen Kontaktmerkmals für die Zuordnung zu einer intelligenten Kontaktgruppe
Wie aus den vorab beschriebenen Voraussetzungen hervorgeht, wird ein bestimmtes Merkmal benötigt, um die Zuordnung von einzelnen Kontakten zu einer intelligenten Kontaktgruppe zu ermöglichen. Entweder dieses Merkmal ist sowieso innerhalb der Daten der einzelnen Kontakte vorhanden, z.B. ein bestimmter für alle betreffenden Kontakte gleicher Nachname, oder dieses Merkmal muss händisch hinzugefügt werden.
So kann z.B. das Notiz-Feld jedes Kontakteintrages dafür verwendet werden, ein bestimmtes eindeutiges Kontaktmerkmal zu definieren. Möchte man z.B. alle Kontakte markieren, die Mitglied eines Vereins sind, könnte man in das Notiz-Feld all dieser Kontakte das Stichwort „Vereinsmitglied“ schreiben.
Bevor es also mit dem Anlegen der eigentlichen intelligenten Kontaktgruppe los geht, muss über die Kontakte-App auf dem Mac jeder Kontakt, der später in die intelligente Kontaktgruppe aufgenommen werden soll, eindeutig gekennzeichnet werden, was einfach durch die Bearbeitung der entsprechenden Kontakte und das Hinzufügen eines bestimmten Stichwortes in das Notiz-Feld erreicht werden kann.
Anlegen der intelligenten Kontaktgruppe
Nachdem die Kontakte entsprechend vorbereitet und ein eindeutiges Merkmal für die Mitgliedschaft in einer intelligenten Kontaktgruppe gespeichert wurde, kann die Gruppe angelegt werden. Dazu muss vorab gesagt werden, dass es zwei unterschiedliche Gruppentypen unter Mac OS gibt:
- Normale Gruppen: In normale Gruppen können Kontakte händisch verschoben bzw. direkt dort angelegt werden, die Gruppenmitglieder müssen also händisch verwaltet werden. Eine normale Gruppe ist z.B. die standardmäßig angelegte Gruppe „Alle auf meinem Mac“.
- Intelligente Gruppen: In intelligente Gruppen werden die Kontakte automatisch und dynamisch eingefügt, die anhand eines bestimmten Filtermerkmals dieser Gruppe zugeordnet werden können. Das heißt, dass die eigentlichen Kontakte nicht direkt in dieser Gruppe gespeichert werden und z.B. eigentlich in der Gruppe „Alle auf meinem Mac“ gespeichert sind, durch das Filtermerkmal tauchen diese Kontakte aber quasi virtuell auch noch in der intelligenten Kontaktgruppe auf. Änderungen an Kontakteinträgen wirken sich sofort auf die Kontakte in einer intelligenten Gruppe aus, solange das Filtermerkmal, das die Zugehörigkeit in die intelligente Gruppe festlegt, aber nicht verändert wird, bleibt die Zugehörigkeit zur Gruppe und die für die einzelnen Kontakte hinterlegten Daten für die intelligente Gruppe transparent.
Im folgenden soll also nun endlich eine intelligente Kontaktgruppe mit dem Namen „Vereinsmitglieder“ mit Hilfe des gesetzten Filtermerkmals „Vereinsmitglied“ erstellt werden, dass im Abschnitt zuvor in das Notiz-Feld jedes betreffenden Kontaktes eingefügt wurde. Folgende Schritte sind dazu nötig:
- Öffnen der Kontakte-App auf dem Mac.
- Über das Ablage-Menü den Menüpunkt „Neue intelligente Gruppe“ auswählen.
- Im folgenden Dialog zuerst den Namen der intelligenten Gruppe angeben, in unserem Fall also „Vereinsmitglieder“.
- Mittels VO + Pfeilrechts zwei Einträge nach rechts navigieren und mit dem Rollbereich für „Enthält die Visitenkarten mit folgender Eigenschaft“ interagieren.
- Nun muss das Filterkriterium, also das Wort „Vereinsmitglied“ innerhalb des Notiz-Feldes einer Visitenkarte, angegeben werden. Dazu wird das ganz linke Einblendmenü geöffnet und dort der Eintrag „Notizen“ ausgewählt. Das zweite Einblendmenü, in dem der Eintrag „enthält“ vorausgewählt ist, wird nicht verändert. Im Eingabefeld direkt rechts neben dem zweiten Einblendmenü wird nun das Stichwort, also „Vereinsmitglied“, eingegeben.
- Nun ist das Filterkriterium festgelegt und ein Name für die neue intelligente Gruppe wurde vergeben, die Erstellung kann also beendet werden. Dazu wird die Interaktion mit dem Rollbereich für die Filterkriterien beendet und die Gruppe mit Hilfe des OK-Schalters gespeichert.
Wandert man nun mit VO und den Pfeiltasten durch die Kontakte-App, kann die neue intelligente Gruppe in der ganz linken Tabelle gefunden, ausgewählt und, falls gewünscht, auch mittels CMD + Backspace wieder gelöscht werden.
Verwendung der intelligenten Gruppe in den verschiedenen Anwendungen unter Mac OS
Die Verwendung der neuen intelligenten Gruppe „Vereinsmitglieder“ innerhalb der verschiedenen Anwendungen, die mit intelligenten Gruppen arbeiten können, ist denkbar einfach.
Möchte man z.B. eine Mail an alle Mitglieder der der intelligenten Gruppe schreiben, so öffnet man in der Mail-App die Maske für das Erstellen einer neuen Mail und schreibt in das An-Feld einfach den Namen der intelligenten Gruppe, in unserem Beispiel also „Vereinsmitglieder“. Die Mail-App sucht innerhalb der Kontakte nach der Gruppe und fügt automatisch alle Mitglieder, die in der intelligenten Gruppe sind und ihrer Visitenkarte eine oder mehrere Mailadressen hinterlegt haben, in das An-Feld hinzu.
Genauso kann in der Nachrichten-App an alle Mitglieder, die den Empfang von iMessages aktiviert haben, mit Hilfe der intelligenten Gruppe eine Nachricht geschickt werden.
Zu beachten ist, dass die virtuelle Gruppe nur lokal auf dem Mac existiert und nicht auch auf anderen Geräten, wie z.B. anderen Mac-Rechnern oder dem iPhone, erscheint. Möchte man Gruppen geräteübergreifend verwenden, müssen normale und keine intelligenten Gruppen eingerichtet und verwendet werden.
Schlussbemerkung
Ich hoffe diese Beschreibung konnte die Erstellung und Verwendung von intelligenten Kontaktgruppen auf dem Mac einigermaßen verständlich und anschaulich beschreiben. Falls sich Fehler eingeschlichen haben oder ich etwas nicht ausreichend oder falsch erklärt haben sollte, würde ich mich über eine kurze Rückmeldung über die Kommentarfunktion bzw. das Kontaktformular dieser Seite sehr freuen. Genauso freue ich mich natürlich auch über positives Feedback :-).
Viel Spaß mit der Anleitung und viel Erfolg bei der Verwendung von intelligenten Kontaktgruppen!